Bag en succesfuld messe er der er en stærk struktur: Der er dygtige medarbejdere, der får alting til at gå op i en højere enhed. Der er gode praktiske forhold, der gør, at både udstillere og besøgende har en god oplevelse. Og så er der et nemt og brugervenligt system til at opsamle alle de mange data, der flyver rundt og som skal holdes i en meget kort snor for ikke at skabe kaos.

De dygtige medarbejdere og gode forhold regner jeg med, at du har styr på. Når det kommer til det brugervenlige og nemme system til opsamling af data har jeg et par fif, som kan gøre det lettere for dig at holde styr på de mange data. 

Åbne Atelierdøre i Silkeborg har struktureret deres data om deltagende kunstnere. Det har givet mere tid til det vigtige samtidig med, at de har fået en flot hjemmeside og katalog. Læs mere her
i

Derfor skal du strukturere dine data

Når du først har fået alle dine data ind i en struktur, kan du gøre rigtigt mange smarte ting:

  1. Du kan importere data på en hjemmeside  og oprette sider til visning af data
  2. Du kan flette data ind i Word-filer og printe oversigter over hver enkelt udstiller. Det gør det nemt at se, hvad udstilleren har bestilt
  3. Du kan lave lister med de forskellige valg, som du tilbyder udstillerne. Du kan lave lister over forplejning, parkeringsbilletter, gæstebilletter og så videre. Du kan endda filtrere data, så du kun se udstillere, der opfylder bestemte kriterier

Der er mange andre ting, du kan gøre, når data er struktureret. Jeg håber, at du kan se fidusen i at få data væk fra emails, små sedler og tekstfiler og over i et struktureret system.

Hvordan kommer du så i gang, tænker du?

Ja, det er heldigvis nemmere, end man lige skulle tro. Jeg har fundet tre løsninger, som opfylder forskellige behov, men som alle har det tilfælles, at du kan komme i gang nu og det koster dig ikke noget som helst. Jeg har fundet tre løsninger, som du kan bruge: Den nemme, den udvidede og den rigtigt smarte.

Den nemme: Jetpacks kontaktformular

Denne løsning forudsætter, at du har en WordPress-hjemmeside. Har du det, så skal du blot installere dette plugin: Jetpack. Det er udviklet af Automattic – det samme firma, der står bag WordPress. Når du skal aktivere pluginet, kan du vælge, om du vil bruge den gratis version eller betale for en privat eller firmaudgave. Skal du blot bruge kontaktformen, kan du fint vælge den gratis version. Du kan se forskellene på versionerne her.

Når pluginet er aktiveret, kan du indsætte en kontaktformular på sider og indlæg. Formularen kan du nemt tilpasse, så den opfylder dine behov. Du kan indsætte forskellige typer af felter (tekstfelter, checkboxe, dropdown-menuer, radio-knapper og datovælger) og angive, om de skal udfyldes eller ej. Felterne indsættes nemt og kan trækkes rundt, så formularen er lige som du ønsker.

Der, hvor en kontaktformular ikke længere kan være med, er når du har en så lang formular, at du gerne vil dele den op i trin eller du gerne vil skjule/vise elementer i formularen på baggrund af de valg, som man foretager. Har du det behov, skal du bruge den udvidede eller den rigtigt smarte løsning i stedet.

Den udvidede: Opret en online formular

Har du en Google konto, kan du oprette online formularer helt gratis. Formularen er nem at sætte op og du kan linke den med et regneark til alle resultaterne. Det gør det nemt at trække data ud og rette dem til efter dit behov. Skal du opsamle mange data, kan du oprette flere trin i din formular.

Du kan endda vælge hvilket trin, der skal være det næste på baggrund af svar, man har foretaget. På den måde kan svar A føre videre til trin 2, mens svar B fører videre til trin 3.

Problemet med online formular er, at designet ikke ligner din hjemmeside eller ligger på din hjemmeside. Det forvirrer, når man ikke nemt kan se, at det er dig, der opsamler data. Du kan godt integrere den online formular på din hjemmeside, men det kræver lidt mere teknisk indsigt. Bruger du en WordPress, kan du bruge dette plugin: Google Forms plugin.

Den rigtigt smarte: Et tilmeldingssystem

Der findes i dag mange smarte online tilmeldingssystemer. Det betyder, at du kan komme igang med at lave tilmeldinger – med og uden betaling – hurtigt og billigt. De fleste tilmeldingssystemer tilbyder nemlig, at det er gratis, hvis du ikke opkræver betaling.

Det system, jeg vil fremhæve i denne sammenhæng, er Flexminds. Det skyldes, at man i det system ikke kun kan oprette lige så mange felter til forskellige data, som man vil – man kan også nemt lave avancerede formularer.

For eksempel kan man nemt sætte en formular op, hvor man kan oprette en samling af datafelter – for eksempel en stadeplads. For hver stadeplads vil du gerne vide størrelse, strømforbrug, antal borde osv. I formularen kan udstilleren så vælge, hvor mange stadepladser der skal bookes.

Derudover kan man også nemt opsætte begrænsninger, aktiveringer og meget mere. Men der, hvor tilmeldingssystemer for alvor bliver smarte, er, at du kan opkræve betaling samtidig med, at udstilleren udfylder data!

Det betyder, at du er sikker på, at når en udstiller er tilmeldt, så er der betalt. Du behøver ikke bøvle med at fremsende faktura, registrere betaling eller rykke for betaling. Alt det klarer tilmeldingssystemet for dig mod et mindre gebyr.

Tilmeldingssystemer

Her er et lille udvalg af online tilmeldingssystemer, som du kan benytte:

Nemtilmeld

Flexminds

Fritilmeld

Klar, parat – strukturér!

Jeg håber, at du har fået en fornemmelse af, hvorfor det er smart at strukturere dine data om udstillerne til din udstilling.

Sidder du med et spørgsmål eller en kommentar, så skriv endelig en besked på facebook, en kommentar herunder eller ring – så skal jeg gerne se, om jeg kan kaste lys over sagen.

Og når dine data om udstillerne er struktureret, kan du nemt komme i gang med en Udstillerguide. Giv mig et ring  eller send en mail – så kan du være i gang i morgen.

Pin It on Pinterest

Share This