Det skal være nemmere

Det er vores udgangspunkt for at lave “Den ultimative arrangørpakke“. Slut med at skulle lære nye systemer til billetsalg, administration af udstiller, hjemmeside og alt det andet administrative arbejde. Det har vi styr på. Derfor har vi lavet en samlet løsning til dig som arrangør, der giver dig tid til at fokusere på dét, der tæller: Din messe!

"Al den tid vi sparer, bruger vi på nye tiltag til glæde for besøgende og udstillere"

Sådan siger Rie Sørensen, Danske Ølentusiaster, der arrangerer Ølfestivalen. Alle de mange manuelle processer med standbooking, billetsalg, opdatering af hjemmeside og produktion af katalog er automatiseret. Det giver værdi for udstillerne, de besøgende og for Ølfestivalen.

Læs mere om Ølfestivalens erfaringer

Udfordringen:

Alt for mange manuelle arbejdsgange

På den ene side er der salg af billetter og stande. Så man skal have et billetsystem til at håndtere salget af billetter. Billetterne skal scannes ved indgangen og det kræver flere systemer og tekniske løsninger.

Og hvad nu, hvis man også skal holde styr på billetsalg til foredrag, tilmeldinger til workshops eller salg af goodiebags når man køber sin billet? At holde styr på det hele og sammenkøre, hvem der har købt hvad, er en kæmpe opgave.

Så kommer vi til udstillerne: Der skal holdes styr på standpladser, inventarbestillinger, ekstra parkeringsbilletter, forplejning. Informationen flyder frit over telefonen og ligger spredt rundt i en masse mailbokse hos forskellige medarbejdere.

På den anden side er der hjemmesiden for messen. Den skal holdes opdateret, for at de besøgende trækkes til, og der skal være en oversigt over udstillerne.

Men det kræver indsamling af logoer og billeder i korrekt størrelse samt beskrivelser, der ikke er for lange. Og skal der også laves et katalog over udstillerne, skal billederne og logoer også være i den rigtige opløsning og i CMYK. 

Der skal rykkes – og rykkes igen – for at få fat i de nødvendige informationer. Når de så endelig kommer, er størrelserne forkerte, billederne i RGB og teksterne for lange. Og igen ligger det hele spredt i mange forskellige mailbokse hos forskellige medarbejdere.

At få det hele samlet ét sted, der altid er opdateret, virker som en umulig opgave!

Løsningen:

Automatisering og al information ét sted

 

Vores mål er at automatisere alle de manuelle processer, lige fra billetsalg til oversigt over udstillere på hjemmesiden. Det har vi opnået ved at kombinere det bedste fra vores to systemer til “Den ultimative arrangørpakke”.

Flexbillet håndterer salg af billetter og stande samt opsamling af informationer fra udstillerne. Informationer synkroniseres automatisk med Udstillerguide, som danner oversigten over udstillere.

Flexbillet håndterer alt salg af billetter. Om det er entrébilletter, billetter til foredrag med begrænset antal pladser eller booking af plads til en workshop, der afvikles på forskellige tidspunkter, så kan det nemt sættes op. Det kan enten være et samlet købsflow eller deles op – det bestemmer du helt selv! Uanset hvad du vælger, så sætter vi det op for dig.

Booking af standpladser håndteres også fuldt automatisk. Systemet holder styr på, hvilke stande der er solgt, inventarbestillinger, frokostbilletter, ekstra parkeringsbilletter og alt andet, arrangørerne kan bestille.

Du får leveret al informationen i overskuelige regneark. Er der en underleverandør eller medarbejder, der skal have information om bestemte valg, arrangørerne har foretaget, kan de få tilsendt en rapport med de data, som de skal bruge.

Udstillerguide trækker automatisk alle informationer om udstillerne fra Flexbillet. Der genereres en oversigt over alle udstillere samt undersider for hver enkelt udstiller.

Udstillernes sider kan indeholde beskrivelser, logo, billeder og video – alt sammen noget, som udstillerne selv angiver ved bestilling af deres stand. Systemet sørger for, at alt er, som det skal være: Teksterne er derfor ikke er for lange, at logoer og billeder er i den rigtige størrelse.

Skal der laves et katalog, sørger systemet for, at logoer, billeder og tekster og passer til kataloget i opløsning og længde. Siderne i kataloget med udstillerne kan så genereres dynamisk. Det sparer tid og penge.

 

Vi gør det nemt for dig! Alle data er samlet ét sted og altid opdateret!

“Som frivillig i bestyrelsen bag Åbne Atelierdøre er det fedt, at alt det praktiske vedrørende betaling og indsamling af informationer til hjemmesiden sker samlet. Det giver tid til at fokusere på andre vigtige ting som markedsføring – både så flere kunstnere kommer med og så der kommer flere deltagere til Åbne Atelierdøre“,

Jens Josefsen

Åbne Atelierdøre Silkeborg

Kontakt os for at komme igang

10 + 2 =

Sandra Christiansen

Flexbillet
Direkte: 2429 9840
Hovednummer: 4422 8888

Johannes Damsgaard-Bruhn

Udstillerguide.dk
40 86 98 95

Hvem er vi?

Vi hjælper dig med at sælge billetter, standpladser og håndtere tilmeldinger. Slip for en masse administrativt bøvl – det klarer vi for dig.

Vi sørger for, at din udstilling får et liv på nettet. Det giver værdi for udstillerne, de besøgende og din udstilling.

Pin It on Pinterest

Share This